6 passos para organizar o Outsourcing

Já deu para notar que a estratégia do Outsourcing pode ser bastante positiva para a sua empresa, certo? Pois bem, neste momento vamos conversar sobre a implementação da tática. Os passos são vários, mas “enxugamos” a lista e aqui apresentados os 6 principais. Confira, então, como organizar o método na sua empresa!

Objetivo e as necessidades do projeto

É claro que você quer implementar o Outsourcing e garantir que o fornecedor pode suprir todas as necessidades do seu negócio, mas você sabe quais são elas? Além disso, você conhece os objetivos do seu negócio? obter uma visão esclarecida desses pontos, antes de entrar no processo de Outsourcing é primordial para obter sucesso.

Esclarecer essas questões e comunicar à empresa parceira deve servir como base contratual desse relacionamento. Estabeleça critérios e compreenda as necessidades da sua marca e, você quando for definir a empresa fornecedora, pergunte sobre a possibilidade de execução.

Embora as possibilidades de auxílio e colaboração do Outsourcing de TI sejam amplas, há uma lista das ações mais importantes. Veja, então, as ações e objetivos que podem afetar a sua empresa:

  • Garantia da sua marca em focar no que é realmente importante e que gera giro de venda, aumentando a eficiência nos outros setores e a satisfação da clientela;
  • Possibilidade de flexibilizar o fluxo de trabalhos, concentrando os esforços apenas na atividade-fim;
  • Redução de competências não ligadas à atividade central da marca e, por isso, maior previsibilidade de gastos e conversão de despesas;
  • Ganho de eficiência e diminuição de erros por contar apenas com os especialistas na área para fazer o serviço de TI.

Algum desses pontos estão na lista de objetivos do seu negócio? Além de poderem estar explícitos no quadro de desejos, é possível que eles estejam nas entrelinhas do que você está priorizando.

Um bom fornecedor

O ato de contratar um Outsourcing de TI deve contar com o mesmo cuidado do que quando você escolhe uma parceria de fornecimento. É necessário muita cautela no momento de avaliar as empresas pretendentes, além de investigar os precedentes e descobrir a real eficiência da marca e aplicar conceitos de comparação.

Após entender quais são os objetivos e necessidades do seu projeto, não se esqueça de pesquisar entre as opções disponíveis do mercado: qual empresa pode suprir eficientemente as urgências do seu negócio?

Depois que escolher a empresa ideal para o seu caso, é necessário conversar com o fornecedor. Esclareça as suas dúvidas em relação ao serviço e à própria empresa.

Veja algumas sugestões do que indagar nesse momento:

  • Há algum case de sucesso que você possa compartilhar?
  • Quais são os tipos de manutenção e garantia que a empresa oferece?
  • Caso haja algum problema na minha empresa, qual é o tempo médio para obter uma resposta da equipe?

Assim que as propostas forem apresentadas e as suas dúvidas forem respondidas, analise os dados, verifique as referências e, assim, você se torna preparado para bater o martelo e escolher um bom fornecedor.

Integração

Definindo os objetivos e necessidades e encontrando a empresa fornecedora correta, é hora de “colocar a mão na massa”. A integração entre as informações da contratante e da contratada é um dos primeiros passos para desenvolver a estratégia do Outsourcing e pode ser observada com um desafio.

Observe que estamos em um momento onde a informação é tudo e aproveitar o poder da mesma pode ser um grande diferencial competitivo para o seu negócio.

Por isso, deixar de obtê-la nos momentos estratégicos pode, além de significar ineficiência, corresponder às perdas de oportunidades ricas.

Entenda que a diminuição desses riscos pode se dar pela implementação de uma ferramenta, como o TI na nuvem, que viabilize a comunicação e o compartilhamento de informações relevantes sobre o serviço.

Por isso, além do acompanhamento do gestor de TI ser feito de muito mais perto, os chamados rotineiros podem ser atendidos com muito mais agilidade.

Orientação dos colaboradores

É fato que todos os colaboradores da empresa serão afetados pela terceirização dos processos de TI, portanto, é essencial comunicar os funcionários sobre esse novo formato. Oriente sobre a quantidade de recursos disponíveis.

Por exemplo, caso seja estipulado um número máximo de acionamentos no Help Desk, é essencial conscientizar a equipe sobre o uso consciente da ferramenta. Acontece da mesma forma com outras instalações de softwares, como o cloud server, e outras ferramentas: explique de que forma será necessário solicitar os recursos.

Medição e controle

Assim que o trabalho estiver andando e a rotina já estiver estabelecida, é importante medir os resultados oferecidos pela empresa de Outsourcing mensalmente para saber se as expectativas estão sendo alcançadas?

Os trabalhos de TI apresentados estão alinhados com a entrevista do tópico “um bom fornecedor”?

Além disso, é de extrema importância observar os prazos e orçamentos: tudo deve estar conforme o combinado. A qualidade, a diminuição de erros e a eficiência devem ser processos incessantes.

Independentemente dos objetivos contratados, esses pontos devem estar presentes em todas as entrelinhas das ações.

Observar os erros e os acertos é primordial para manter um bom relacionamento nessa parceria, além de ser o caminho mais seguro para a obtenção do sucesso.

Não se esqueça que, mesmo os serviços terceirizados, tudo deve estar sob a sua supervisão.

Ajuste

Entenda que nenhuma parceira é perfeita, erros acontecem e as dificuldades no processo de adaptação são muito comuns, tanto na parte interna quanto na externa.

Portanto, cabe a você, gestor, estar atento aos sinais das equipes e manter o canal de comunicação aberta.

Converse com os colaboradores e com o gestor de TI. Ajustar o trabalho para alcançar a perfeição é um processo, por isso é necessário fazê-lo sempre que possível. Mudar as estratégias e a forma de abordagem não é um pecado!

Caso a primeira tentativa não tenha dado certo, mantenha-se disposto a encontrar um caminho alternativo, porém, não se esqueça, tudo deve manter-se alinhado às estratégias pré-definidas.

Se a sua leitura chegou até aqui, você já deve estar esclarecido sobre os motivos de contar com a estratégia, além dos benefícios que o Outsourcing de TI, correto?

Pois bem, agora cabe a nós apresentarmos as melhores soluções para a sua empresa!

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